Cadastro de empresas e contas

Cadastro de empresas e contas

O cadastro de empresas e contas é a base da configuração do módulo. É a partir dele que a plataforma monta a estrutura de pastas — negócios, empresas, grupos de contas, grupos de fechamento e contas — e é o que você atualiza sempre que sua estrutura contábil muda: uma nova empresa, uma conta nova ou um ajuste no plano de contas.

A estrutura é definida em uma planilha, baixada na tela Negócios e Plano de Contas, preenchida em cinco abas e carregada de volta. A plataforma cria e atualiza as pastas automaticamente.

Regras gerais

• Não altere os nomes das abas nem das colunas: eles são essenciais para a importação.

• O mesmo código de negócio não pode se repetir no ambiente.

• Mantenha poucos grupos de contas por negócio, em torno de 20, para não poluir a navegação.

• A primeira empresa de cada negócio é a que aparece no cabeçalho dos relatórios, então cadastre a mais relevante primeiro.

Aba 1 — Negócios

Cada negócio vira uma pasta abaixo da raiz. As colunas são o Código do Negócio (único, até 20 caracteres), o Nome do Negócio (até 1000) e o Nome da Pasta (até 50, curto e claro).

Aba 2 — Empresas

Cadastra as empresas e filiais de cada negócio. São obrigatórios o Código do Negócio, o Código da Empresa e a Razão Social (usada em relatórios); o Código Nacional (a identificação legal da empresa) é recomendado.

Aba 3 — Grupos de Contas

Define as pastas que organizam e agrupam as contas de um mesmo tema. Traz o Código do Negócio, a Ordem, o Nome do Grupo de Contas e, opcionalmente, um código para integrar com a análise de conciliação.

Aba 4 — Grupo de Fechamento

Define os grupos de fechamento e suas regras: Código do Negócio, nome do grupo de contas, código e nome do Grupo de Fechamento e, opcionalmente, o Código Mapa (integração com a análise de conciliação), a Margem de Conciliação, o Início Fechamento (deslocamento em dias úteis) e duas regras obrigatórias, descritas abaixo.

Aba 5 — Contas

Cadastra as contas contábeis, com estrutura parecida com a do grupo de fechamento, mas no nível da conta. Além de Conta, Descrição, Natureza da conta, Código do Negócio e Grupo de Contas, tem o campo Conta com Movimentação: quando marcado como "N", a conta não aparece no módulo.

Duas regras que valem conhecer

• Auto Aprovação (S/N/T): "S" aprova o grupo automaticamente quando não há movimentação no período; "N" nunca aprova sozinho; "T" (transitória) aprova quando o saldo final é zero, mesmo havendo movimentação no mês.

• Bloqueia Esteira (S/N): quando "S", impede o avanço da esteira enquanto a conta ou o grupo não estiver Conciliada ou Justificada. O padrão é "N".

Por onde continuar

• Configuração do balancete (TrialBalance).

• Implantação via Processo.