Introdução à Comprovação de Contas
Introdução à Comprovação de Contas
A Comprovação de Contas é o módulo da plataforma voltado para a gestão do fechamento contábil mensal. Com ele, o time contábil comprova os saldos do balancete, justifica diferenças, anexa a documentação de suporte, conduz o fluxo de aprovação e gera relatórios de conciliação auditáveis. Este artigo é o ponto de partida: explica os conceitos e o fluxo, e aponta para onde seguir.
O que o módulo resolve
No lugar do trabalho manual em planilhas e e-mails, você tem um espaço de trabalho único para analisar cada grupo de contas, um fluxo padronizado de Preparar, Revisar e Aprovar, a conciliação automática entre Origem e Suporte, e uma trilha de auditoria com responsáveis, prazos, anexos e a capa de conciliação em PDF.
Conceitos essenciais
A estrutura de dados segue o plano de contas:
Negócio: a unidade empresarial (matriz ou unidade de negócio).
Empresa: um estabelecimento (matriz ou filial) que faz parte de um negócio. Aparece nos relatórios.
Grupo de Contas: uma pasta que organiza e agrupa as contas de um mesmo tema. Recomenda-se manter poucos por negócio, em torno de 20, para facilitar a navegação.
Conta Contábil: o registro do plano de contas. Fica dentro de um grupo de contas e pode ser analisada sozinha ou junto com outras.
Grupo de Fechamento: uma análise de conta que reúne mais de uma conta. É só isso: quando você analisa várias contas juntas, elas formam um grupo de fechamento; quando analisa uma conta sozinha, a análise é a própria conta. A análise é a unidade de trabalho do módulo.
Os valores comparados no fechamento são:
Origem: a soma dos registros do balancete, o saldo oficial vindo do ERP.
Suporte: a soma dos lançamentos que justificam o saldo de Origem.
Diferença: Origem menos Suporte.
Diferença Inexplicada: a parte da diferença ainda não justificada por ajustes.
E cada grupo de fechamento carrega um status: Conciliada (sem diferença ou dentro da margem), Justificada (diferença explicada por ajustes), Inexplicada (diferença ainda não justificada) ou Pendente (balancete do mês não carregado).
Importante: aprovação, capa, comentários, anexos e nota explicativa pertencem à análise — ao grupo de fechamento, quando reúne várias contas —, não a cada conta. As contas têm seus próprios saldos, mas herdam da análise o fluxo de aprovação e o status.
Como funciona o fechamento
O ciclo de um mês segue sempre a mesma lógica:
Carregar o balancete, que alimenta os saldos de Origem.
Cadastrar os suportes e ajustes que justificam cada saldo.
Acompanhar o status, recalculado em tempo real conforme os lançamentos entram.
Avançar a esteira de aprovação (Preparar, Revisar, Aprovar), com responsável e prazo em cada etapa.
Gerar a capa de conciliação em PDF ao concluir.
Por onde continuar
Análise de Conta: a lista de contas.
Como comprovar uma conta.
Fluxo de aprovação e Capa de Conciliação.
Dashboard e Visão Consolidada.
Negócios, Plano de Contas e responsáveis.
Importação em massa.