Gestão de tarefas

A Gestão de Tarefas reúne as atividades e rotinas da sua operação financeira em uma única tela. Você cria tarefas, define responsáveis e prazos, registra o que foi feito e acompanha o progresso de tudo no mesmo lugar, sem depender de planilhas paralelas e e-mails. Este artigo mostra como usar a Gestão de Tarefas no dia a dia.

Antes de começar

A Gestão de Tarefas fica no menu Tarefas da plataforma. Duas coisas definem o que você vê e faz por lá:

• As tarefas são organizadas em pastas. Cada tarefa pertence a uma pasta, e o acesso é controlado pelos perfis de privacidade associados a ela. Você enxerga as tarefas das pastas que o seu perfil permite acessar.

• Cada tarefa tem um tipo, mostrado no campo Tipo de Tarefa, que define quem a cria e como ela é editada (detalhado a seguir).

Tipos de tarefa

• Tarefa: criada por você. Pode ser editada, cancelada ou concluída manualmente a qualquer momento.

• Conciliação: gerada automaticamente pela plataforma durante o processo de conciliação. Campos como etapa, data de início e responsável são definidos e controlados pela própria plataforma.

• Conta: gerada automaticamente pela plataforma durante o processo de análise de contas. Campos como etapa, data de início e responsável são definidos e controlados pela própria plataforma.

Criar uma tarefa

1. No menu Tarefas, clique em Nova Tarefa (ícone +).

2. Preencha os campos da tarefa (descritos abaixo).

3. Clique em Salvar.

Os campos da tarefa

• Nome da Tarefa (obrigatório): o título da tarefa. Ex.: Fechamento financeiro 10/2024.

• Descrição (opcional): o detalhamento do que precisa ser feito. Ex.: Tarefa para o fechamento de outubro.

• Anexos (opcional): documentos ou imagens de apoio.

• Etapa: a situação atual da tarefa — Pendente, Em andamento ou Concluído. Toda tarefa nasce como Pendente.

• Data de Início (obrigatório): preenchida automaticamente com a data de criação, e editável.

• Data de Entrega (opcional): o prazo da tarefa.

• Hora de Entrega (opcional): o horário de vencimento no dia da entrega.

• Relator (opcional): a pessoa que acompanha a tarefa, mas não a executa.

• Responsável (opcional): quem vai executar a tarefa.

• Etiqueta (opcional): rótulos para classificar e filtrar tarefas.

• Criado por: preenchido automaticamente com o usuário que criou a tarefa.

Recorrência

Para rotinas que se repetem, ative Adicionar Recorrência ao criar a tarefa e escolha a periodicidade. A plataforma passa a gerar a tarefa automaticamente em cada ciclo:

• Diária: repete a cada X dias.

• Semanal: repete a cada X semanas, nos dias da semana que você definir.

• Mensal: repete a cada X meses, em um dia específico ou no dia útil escolhido.

• Anual: repete a cada X anos.

Dependências entre tarefas

Quando uma atividade só pode acontecer depois de outra, você pode vinculá-las. A dependência diz à plataforma a ordem correta das entregas, e ela passa a controlar isso por você:

• Se uma tarefa não pode começar antes de outra, a plataforma bloqueia o início até que a anterior seja liberada.

• Se uma tarefa não pode ser concluída sem uma base anterior, a plataforma impede o avanço.

• Os bloqueios e vínculos ficam visíveis para toda a equipe, sem precisar de controles paralelos.

Em vez de perguntar "já posso começar o relatório?", a própria plataforma mostra o que está pronto e o que ainda está pendente.

Comentários e menções

Ao abrir uma tarefa, use o campo de Comentários para registrar atualizações, responder questionamentos e manter o histórico no mesmo lugar. Digite @ seguido do nome para mencionar outro usuário da plataforma: a pessoa mencionada é notificada e pode responder direto na tarefa, sem trocas de e-mail.

Gerar relatório de tarefas

Você pode exportar as tarefas de uma pasta para uma planilha Excel, respeitando exatamente os filtros aplicados na tela:

1. No menu Tarefas, selecione a pasta e aplique os filtros desejados.

2. Clique em Gerar Relatório.

A planilha é baixada com as tarefas que correspondem aos filtros aplicados. Para mudar o conteúdo do relatório, ajuste os filtros antes de gerar.

Criar muitas tarefas de uma vez

Para carregar um lote grande de tarefas a partir de uma planilha, existe o fluxo de cadastro em massa, mais avançado e voltado à implantação. Ele depende de um pacote de configuração e de uma planilha-modelo. Veja o passo a passo no artigo Cadastro de tarefas em massa.

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• Cadastro de tarefas em massa — carregar um lote de tarefas por planilha.

• Perfis de privacidade — controlar quem acessa cada pasta de tarefas.