Registro de empresas y cuentas
Registro de empresas y cuentas
El registro de empresas y cuentas es la base de la configuración del módulo. A partir de él, la plataforma construye la estructura de carpetas — negocios, empresas, grupos de cuentas, grupos de cierre y cuentas — y es lo que actualizas siempre que tu estructura contable cambia: una empresa nueva, una cuenta nueva o un ajuste en el plan de cuentas.
La estructura se define en una hoja de cálculo, descargada desde la pantalla Negocios y Plan de Cuentas, completada en cinco pestañas y cargada nuevamente. La plataforma crea y actualiza las carpetas automáticamente.
Reglas generales
No cambies los nombres de las pestañas ni de las columnas: son esenciales para la importación.
El mismo código de negocio no puede repetirse en el entorno.
Mantén pocos grupos de cuentas por negocio, alrededor de 20, para no recargar la navegación.
La primera empresa de cada negocio es la que aparece en el encabezado de los informes, así que registra primero la más relevante.
Pestaña 1 — Negocios
Cada negocio se convierte en una carpeta debajo de la raíz. Las columnas son el Código del Negocio (único, de hasta 20 caracteres), el Nombre del Negocio (hasta 1000) y el Nombre de la Carpeta (hasta 50, corto y claro).
Pestaña 2 — Empresas
Registra las empresas y sucursales de cada negocio. Son obligatorios el Código del Negocio, el Código de la Empresa y la Razón Social (usada en informes); se recomienda el Código Nacional (la identificación legal de la empresa).
Pestaña 3 — Grupos de Cuentas
Define las carpetas que organizan y agrupan las cuentas de un mismo tema. Incluye el Código del Negocio, el Orden, el Nombre del Grupo de Cuentas y, opcionalmente, un código para integrarse con el análisis de conciliación.
Importante: el Orden forma parte del código único de la carpeta del grupo de cuentas. Cambiar el orden después desactiva la carpeta antigua y crea una nueva, sin los cierres anteriores.
Pestaña 4 — Grupo de Cierre
Define los grupos de cierre y sus reglas: Código del Negocio, nombre del grupo de cuentas, código y nombre del Grupo de Cierre y, opcionalmente, el Código Mapa (integración con el análisis de conciliación), el Margen de Conciliación, el Inicio de Cierre (desplazamiento en días hábiles) y dos reglas obligatorias, descritas abajo.
Pestaña 5 — Cuentas
Registra las cuentas contables, con una estructura similar a la del grupo de cierre, pero a nivel de cuenta. Además de Cuenta, Descripción, Naturaleza de la cuenta, Código del Negocio y Grupo de Cuentas, tiene el campo Cuenta con Movimentación: cuando se marca como "N", la cuenta no aparece en el módulo.
Dos reglas que conviene conocer
Aprobación automática (S/N/T): "S" aprueba el grupo automáticamente cuando no hay movimiento en el período; "N" nunca aprueba por sí solo; "T" (transitoria) aprueba cuando el saldo final es cero, incluso si hubo movimiento en el mes.
Bloquea flujo (S/N): cuando es "S", impide el avance del flujo mientras la cuenta o el grupo no esté Conciliada o Justificada. El valor predeterminado es "N".
Por dónde seguir
Configuración del balancete (TrialBalance).
Implantación mediante Proceso.