Introducción a la Comprobación de Cuentas
Introducción a la Comprobación de Cuentas
La Comprobación de Cuentas es el módulo de la plataforma orientado a la gestión del cierre contable mensual. Con él, el equipo contable comprueba los saldos del balance de comprobación, justifica diferencias, adjunta la documentación de soporte, conduce el flujo de aprobación y genera informes de conciliación auditables. Este artículo es el punto de partida: explica los conceptos y el flujo, y señala por dónde seguir.
Qué resuelve el módulo
En lugar del trabajo manual en hojas de cálculo y correos electrónicos, tienes un espacio de trabajo único para analizar cada grupo de cuentas, un flujo estandarizado de Preparar, Revisar y Aprobar, la conciliación automática entre Origen y Soporte, y una pista de auditoría con responsables, plazos, adjuntos y la portada de conciliación en PDF.
Conceptos esenciales
La estructura de datos sigue el plan de cuentas:
Negocio: la unidad empresarial (matriz o unidad de negocio).
Empresa: un establecimiento (matriz o filial) que forma parte de un negocio. Aparece en los informes.
Grupo de Cuentas: una carpeta que organiza y agrupa las cuentas de un mismo tema. Se recomienda mantener pocos por negocio, alrededor de 20, para facilitar la navegación.
Cuenta Contable: el registro del plan de cuentas. Está dentro de un grupo de cuentas y puede analizarse sola o junto con otras.
Grupo de Cierre: un análisis de cuenta que reúne más de una cuenta. Es solo eso: cuando analizas varias cuentas juntas, forman un grupo de cierre; cuando analizas una sola cuenta, el análisis es la propia cuenta. El análisis es la unidad de trabajo del módulo.
Los valores comparados en el cierre son:
Origen: la suma de los registros del balance de comprobación, el saldo oficial procedente del ERP.
Soporte: la suma de los asientos que justifican el saldo de Origen.
Diferencia: Origen menos Soporte.
Diferencia Inexplicada: la parte de la diferencia aún no justificada por ajustes.
Y cada grupo de cierre tiene un estado: Conciliada (sin diferencia o dentro del margen), Justificada (diferencia explicada por ajustes), Inexplicada (diferencia aún no justificada) o Pendiente (balance de comprobación del mes no cargado).
Importante: la aprobación, la portada, los comentarios, los adjuntos y la nota explicativa pertenecen al análisis —al grupo de cierre, cuando reúne varias cuentas—, no a cada cuenta. Las cuentas tienen sus propios saldos, pero heredan del análisis el flujo de aprobación y el estado.
Cómo funciona el cierre
El ciclo de un mes sigue siempre la misma lógica:
Cargar el balance de comprobación, que alimenta los saldos de Origen.
Registrar los soportes y ajustes que justifican cada saldo.
Hacer seguimiento del estado, recalculado en tiempo real a medida que se incorporan los asientos.
Avanzar la secuencia de aprobación (Preparar, Revisar, Aprobar), con responsable y plazo en cada etapa.
Generar la portada de conciliación en PDF al concluir.
Por dónde continuar
Análisis de Cuenta: la lista de cuentas.
Cómo comprobar una cuenta.
Flujo de aprobación y Portada de Conciliación.
Dashboard y Vista Consolidada.
Negocios, Plan de Cuentas y responsables.
Importación masiva.