Cómo comprobar una cuenta
Cómo comprobar una cuenta
Comprobar una cuenta es demostrar que el saldo del balance de comprobación (el Origen) es correcto, listando los movimientos que lo justifican (el Soporte) y registrando ajustes cuando hay diferencia. Esto ocurre en la pantalla Editar, abierta mediante el ícono de edición de una línea del Análisis de Cuenta.
Antes de empezar
La comprobación se realiza en un análisis de cuenta. El análisis puede tener una sola cuenta o reunir varias — cuando reúne varias, lo llamamos grupo de cierre. En ambos casos, la pantalla es la misma: un panel por cuenta, y el encabezado suma los valores de todas. Trabajas siempre con el análisis completo, no con una cuenta aislada dentro de él.
La estructura de la pantalla
La pantalla tiene tres niveles. En el nivel del grupo quedan los KPIs sumados, el flujo de aprobación, los detalles, la nota explicativa, los anexos y los comentarios. En el nivel de la cuenta, cada panel expandible muestra los KPIs de esa cuenta y dos tablas: Movimientos Origen y Movimientos Soporte. Un botón en la parte superior vuelve a la lista de cuentas.
Agregar un movimiento
Abres el modal de movimiento mediante el botón Agregar Movimiento (eligiendo la cuenta) o mediante el botón de adición en el panel de una cuenta (que ya viene con la cuenta rellenada). En el modal, informa:
Cuenta y Empresa (la empresa ya viene rellenada con la principal del negocio).
Tipo de Movimiento: Soporte, Ajuste de Origen o Ajuste de Soporte.
Fecha de inicio y Fecha de fin (con el mes de referencia como valor predeterminado).
Valor, Descripción y, si quieres, Anexos.
Elige el tipo según la situación:
Soporte: para evidenciar que el Origen es correcto, listando lo que compone el saldo (facturas, contratos).
Ajuste de Origen: cuando el balance de comprobación está incorrecto y necesita corrección en el ERP.
Ajuste de Soporte: cuando se registró incorrectamente un soporte y necesita ser corregido.
Los movimientos de Origen provienen del balance de comprobación con la descripción "Cargado por el balance de comprobación" y no se editan manualmente. Los de Soporte y los Ajustes los registras tú, y aparecen en las mismas tablas, identificados por la columna Tipo de Movimiento.
Justificar la diferencia
Los ajustes reducen la Diferencia Inexplicada. La plataforma calcula el Saldo Origen Ajustado (Origen más Ajustes de Origen) y el Saldo Soporte Ajustado (Soporte más Ajustes de Soporte); cuando ambos se igualan, la Diferencia Inexplicada llega a cero y el grupo pasa a Justificada.
Registrar la justificación
Tres áreas, todas en el nivel del grupo, completan la comprobación:
Nota Explicativa: un texto formal (hasta 1000 caracteres) sobre los movimientos del grupo. Aparece en la portada de conciliación.
Anexos: documentos que prueban los movimientos. Pueden ser referenciados por varios movimientos del grupo.
Comentarios: la comunicación entre preparador, revisor y aprobador.
Consejo: los botones Copiar del mes anterior y Copiar al mes siguiente replican los movimientos de Soporte entre períodos, lo que acelera la preparación de cuentas recurrentes.
Importante: al concluir una etapa del flujo, los campos del grupo quedan bloqueados para preservar la pista de auditoría. Para editar de nuevo, es necesario retroceder la etapa con el botón Deshacer, si tienes el permiso.
Por dónde seguir
Flujo de aprobación y Portada de Conciliación.
Importación masiva (para registrar soporte en varios grupos a la vez).