Gestión de tareas
La Gestión de Tareas reúne las actividades y rutinas de tu operación financiera en una sola pantalla. Creas tareas, defines responsables y plazos, registras lo que se hizo y sigues el progreso de todo en el mismo lugar, sin depender de hojas de cálculo paralelas ni correos electrónicos. Este artículo muestra cómo usar la Gestión de Tareas en el día a día.
Antes de empezar
La Gestión de Tareas se encuentra en el menú Tareas de la plataforma. Dos cosas definen lo que ves y haces allí:
Las tareas se organizan en carpetas. Cada tarea pertenece a una carpeta, y el acceso se controla mediante los perfiles de privacidad asociados a ella. Verás las tareas de las carpetas a las que tu perfil tenga अनुमति para acceder.
Cada tarea tiene un tipo, mostrado en el campo Tipo de Tarea, que define quién la crea y cómo se edita (detallado a continuación).
Tipos de tarea
Tarea: creada por ti. Puede editarse, cancelarse o completarse manualmente en cualquier momento.
Conciliación: generada automáticamente por la plataforma durante el proceso de conciliación. Campos como etapa, fecha de inicio y responsable son definidos y controlados por la propia plataforma.
Cuenta: generada automáticamente por la plataforma durante el proceso de análisis de cuentas. Campos como etapa, fecha de inicio y responsable son definidos y controlados por la propia plataforma.
Consejo: para restringir el acceso a un conjunto de tareas, crea una carpeta o subcarpeta y asígnala solo a los perfiles de privacidad que deban verla.
Crear una tarea
En el menú Tareas, haz clic en Nueva Tarea (ícono +).
Completa los campos de la tarea (descritos abajo).
Haz clic en Guardar.
Los campos de la tarea
Nombre de la Tarea (obligatorio): el título de la tarea. Ej.:
Fechamento financeiro 10/2024.Descripción (opcional): el detalle de lo que hay que hacer. Ej.:
Tarefa para o fechamento de outubro.Adjuntos (opcional): documentos o imágenes de apoyo.
Etapa: la situación actual de la tarea — Pendiente, En curso o Completado. Toda tarea nace como Pendiente.
Fecha de Inicio (obligatorio): se completa automáticamente con la fecha de creación y es editable.
Fecha de Entrega (opcional): el plazo de la tarea.
Hora de Entrega (opcional): la hora de vencimiento del día de entrega.
Informante (opcional): la persona que sigue la tarea, pero no la ejecuta.
Responsable (opcional): quien ejecutará la tarea.
Etiqueta (opcional): etiquetas para clasificar y filtrar tareas.
Creado por: se completa automáticamente con el usuario que creó la tarea.
Recurrencia
Para rutinas que se repiten, activa Agregar Recurrencia al crear la tarea y elige la periodicidad. La plataforma pasará a generar la tarea automáticamente en cada ciclo:
Diaria: se repite cada X días.
Semanal: se repite cada X semanas, en los días de la semana que definas.
Mensual: se repite cada X meses, en un día específico o en el día hábil elegido.
Anual: se repite cada X años.
Dependencias entre tareas
Cuando una actividad solo puede ocurrir después de otra, puedes vincularlas. La dependencia le indica a la plataforma el orden correcto de las entregas, y ella pasa a controlarlo por ti:
Si una tarea no puede comenzar antes que otra, la plataforma bloquea el inicio hasta que la anterior sea liberada.
Si una tarea no puede ser completada sin una base previa, la plataforma impide el avance.
Los bloqueos y vínculos quedan visibles para todo el equipo, sin necesidad de controles paralelos.
En lugar de preguntar "¿ya puedo empezar el informe?", la propia plataforma muestra lo que está listo y lo que aún está pendiente.
Consejo: en tareas recurrentes, el vínculo se propaga automáticamente al siguiente ciclo. Al completar la conciliación de septiembre, la dependencia ya nace configurada en la conciliación de octubre, sin rehacer reglas cada mes.
Comentarios y menciones
Al abrir una tarea, usa el campo de Comentarios para registrar actualizaciones, responder preguntas y mantener el historial en el mismo lugar. Escribe @ seguido del nombre para mencionar a otro usuario de la plataforma: la persona mencionada recibe una notificación y puede responder directamente en la tarea, sin intercambiar correos electrónicos.
Generar informe de tareas
Puedes exportar las tareas de una carpeta a una hoja de cálculo de Excel, respetando exactamente los filtros aplicados en la pantalla:
En el menú Tareas, selecciona la carpeta y aplica los filtros deseados.
Haz clic en Generar Informe.
La hoja de cálculo se descarga con las tareas que coinciden con los filtros aplicados. Para cambiar el contenido del informe, ajusta los filtros antes de generarlo.
Crear muchas tareas de una vez
Para cargar un lote grande de tareas desde una hoja de cálculo, existe el flujo de alta masiva, más avanzado y orientado a la implementación. Depende de un paquete de configuración y de una hoja de cálculo modelo. Consulta el paso a paso en el artículo Cadastro de tarefas em massa.
Importante: la importación masiva crea la estructura básica de la tarea (título, descripción, plazo y responsable), pero no configura la recurrencia. La recurrencia debe agregarse después, directamente en la plataforma.
Artículos relacionados
Cadastro de tarefas em massa — cargar un lote de tareas mediante una hoja de cálculo.
Perfiles de privacidad — controlar quién accede a cada carpeta de tareas.