Registro de tareas en masa

El registro de tareas en masa es una función avanzada de la Gestión de Tareas. Con ella, usted carga una única hoja de cálculo con un lote de tareas — título, descripción, plazos y responsables — y la plataforma crea todas a la vez. Es el camino indicado cuando necesita registrar muchas tareas al mismo tiempo, en lugar de crearlas una por una.

Antes de comenzar

Este es un flujo de implantación: depende de una configuración técnica realizada por el equipo de Dattos antes del primer uso. Para los nuevos clientes provenientes del proceso comercial, el entorno ya se entrega preparado. Si la función aún no está disponible en su entorno, póngase en contacto con el Soporte de Dattos.

Los prerrequisitos de la función son:

• Acceso a las pantallas de Copia y Restauración de Configuraciones, Carpetas, Tareas y Carga de Archivos.

• Entorno en la versión 13.6.4 o superior de Dattos.

• Paquete de configuración del registro en masa implantado (descrito a continuación).

Cómo funciona

El registro en masa tiene tres piezas:

1. Paquete de configuración: habilita la función y se asocia a la carpeta donde se crearán las tareas. Implantado por el equipo de Dattos.

2. Hoja de cálculo modelo: donde usted describe el lote de tareas, una por línea.

3. Carga (Upload): el envío de la hoja de cálculo a través de la plataforma, que luego genera las tareas.

Paquete de configuración

El registro en masa depende del paquete TASKS-CONFIG (Configuraciones de Dattos Tasks), que habilita las funciones avanzadas de la Gestión de Tareas. No es personalizable. La implantación es realizada por el equipo de Dattos e involucra:

1. Restaurar el paquete de configuración en la base del cliente.

2. Asociar el paquete a la carpeta raíz de la estructura de carpetas donde se registrarán las tareas. Ej.: la carpeta Tarefas do Fechamento Mensal.

3. Vincular el paquete a los perfiles de privacidad con acceso permitido.

Completar la hoja de cálculo modelo

Descargue la hoja de cálculo modelo correspondiente a la versión de su plataforma y complete una tarea por línea. Las columnas son:

• Código de Carpeta (obligatorio): el código de la carpeta donde se creará la tarea. Ej.: F1.

• Título de la Tarea (obligatorio): el nombre de la tarea. Ej.: Preparar relatório financeiro.

• Fecha de Inicio (obligatorio): la fecha de inicio, en el formato DD/MM/AAAA. Ej.: 01/01/2024.

• Fecha de Vencimiento (opcional): el plazo de entrega. Ej.: 31/01/2024.

• Hora de Entrega (opcional): el horario de vencimiento, en formato de 24 horas HH:MM. Ej.: 08:30, 23:00. No use comas, texto ni abreviaturas como "AM" y "PM".

• Descripción (opcional): el detalle de la tarea.

• Creador (Login o E-mail) (obligatorio): quién crea la tarea. El creador informado se vincula al campo Relator. Ej.: nome.usuario o [email protected].

• Responsables (Logins o E-mails) (opcional): uno o más responsables, separados por comas. Ej.: nome.usuario1, nome.usuario2.

Enviar la hoja de cálculo

Con la hoja de cálculo completada y guardada:

1. Acceda a Importación → Carga de archivos.

2. Realice la carga de la hoja de cálculo de tareas.

3. Confirme la carpeta de destino y procese el archivo.

La plataforma crea las tareas automáticamente. A continuación, abra la pantalla Tareas y verifique si el lote se registró correctamente.

Reglas importantes

• Estructura de carpetas: el registro solo ocurre para carpetas de la misma estructura donde se realiza la importación (la carpeta raíz y sus subcarpetas).

• Sin duplicados: las tareas duplicadas no se registran. La unicidad se verifica mediante la combinación de Código de Carpeta + Título de la Tarea + Creador + Fecha de Inicio.

• La recurrencia no se importa: el registro en masa crea la estructura básica de la tarea. La recurrencia debe agregarse después, directamente en la plataforma, en cada tarea.

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